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ビジネス文書作成ポイント

対外的な文書は、社交・儀礼的な文書と、取引上の文書と大きく２種類。
社交・儀礼的な文書・・・形式や内容の表現などに注意し作成。挨拶状・案内状・祝賀状・礼状・感謝状などの文書があります。
取引上の文書・・・注文書・納品書・照会状や催告状など、形式的な文章も必要ですが、取引の内容について、数量や金額、期間や期限など、趣旨を明確に記載し簡潔な文章とする必要があります。

祝賀状や礼状などの発信タイミングには注意が必要、時期を逸した文書はかえって逆効果となる場合もあります。

古い考えですが、数字の「四（死）」「九（苦）」や、開店・開業祝いなどでは、倒れる、傾く、去る、返す、枯れる、流れるなどよくない連想をさせる忌み言葉を文章に入れることは避けるべきです。

敬語には、尊敬語と丁寧語と謙譲語の３つ種類があります。
敬語で相手に関することは「お」や「ご」つける場合が多いが、「芳名」「令息」「令嬢」はもともと尊敬語であるため原則つけないほうが良いとされています。
「れる」「られる」の誤用・・・動作を表す場合「受けられる」に「お受けられた」とすれば不自然となるように、二重敬語となってしまわないように注意
尊敬語のいいかえ・・・「見る」や「行く」はれる、られるをつけるのではなく、ご覧になる、いらっしゃるなどの尊敬語がありますので知っておく必要があります。食べるを「お食べ」ではなく「おあがり」・「お行きになられる×」ではなく「いらっしゃる」などの表現のことです。

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