個人情報保護体制の構築について

個人情報保護対策として、店舗や企業で、個人情報を取り扱っている場合、最低限度、個人情報保護方針の掲示や個人情報の流出の防止対策、 安全対策を実施しておきたいものです。

個人情報保護対策として、一定の要件を満たしたことを客観的に認定するものに「プライバシーマーク制度（Ｐマーク）」がありますが、 このＰマークを取得しなくとも、実行が可能な対策は実施し、安心できるサービスの提供をしていただければと思います。
現状,自社等でどのような管理・体制をおこなっているかご確認ください。

個人情報保護に関するJIS要求事項やＯＤＥＣ８原則（利用制限や個人情報保護などのOECD（経済協力開発機構）で採択された原則）を参考に個人情報保護対策事例をまとめています。

個人情報を含む社内情報について、盗難・流出事故は避けたいものです。事故が起こらなくても体制づくりをすることで内部統制や顧客への安心の提供に 繋がるものとして、取組みをされている事業者も増えています。

個人情報を軽視しない・・・

個人情報保護法や関連する規則・条例などが整備され、一般にもその知識は浸透していると思います。基本的なものとしては⇒「本人の同意を得て一定の利用目的の範囲内で個人情報を利用・管理する」ことになります。 細かなルールはありますが、入手した個人情報を入手先が承諾なく、自由に売却やダイレクトメール等に使用した場合トラブルの原因にもなりかねません。適正な取り扱いが必要となります。

個人情報とは？

個人情報とは
「個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述によって特定の個人を識別できるもの（jis)」
「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（個人情報保護法）」
と定義されています。保護法とjis要求事項では「生存する」という部分に相違はあるものの同じ意味です。
氏名とメールアドレス、氏名と会社や学校名、メールアドレスのみでも氏名が推測できるものであれば、識別できる個人情報となりえます。

今からできる保護対策として何があるか？

方針の掲示・書類関係の整備・メールの取り扱いのルール化・書庫などの施錠・社内での外部記憶媒体の使用制限・関連書類のシュレッダー等による適切な廃棄などなど・・・
単純なものとも言えますが、意外にできていないところも多いのが現実です。外部の第三者による盗難・流出以外に、従業員によるものも考えられます。「秘密保持契約」や 定期的な社内教育をもって体制を整備することも対策のひとつです。

上記の個人情報保護方針のサンプルは、JIS要求事項（Ｐマーク認定の際に構築すべき内容）をベースに作成しています。