①相談・内容確認 |
事業所の状況チェック・事業所規模・個人情報の内容等をヒアリングや現地調査によって実施 |
|---|---|
| ②プラン提案 |
ＰＭＳの構築案を作成し概要をご説明します。 以下②から⑧（認定までの詳細）は本ページ以下に記載 |
| ③マニュアル作成 修会等の実施 |
マニュアル作成や担当者及び従業者への研修を実施します。 |
| ④ＰＭＳ運用 |
構築したＰＭＳに沿った運営をしながら一連の業務に組み込んでいきます。 |
| ⑤運用チェック |
実践した運用内容の監査・代表者による見直し等を実施 |
| ⑥申請 |
付与機関に認定申請、書類審査後、現地審査が実施されます。 書類審査にて指摘事項の発生の可能性もあります。 |
| ⑦現地審査 |
事業所で実施され、内容確認やヒアリングが行われます。 半日程度で、代表者・保護管理責任者等へのヒアリングもあり |
| ⑧指摘事項対応 |
現地審査等による指摘事項（内容が明確になっていないものなども含まれます）が審査機関より通知されその対応となります。 特に問題がない場合は認定手続きに移行 |
| ⑨認定 |
指摘事項が解消された後、認定となります。Ｐマークの使用許諾や認定事業者として機関に登録されます。 有効期間は２年 、継続の場合は更新申請を行います。 |
Ｐマーク認定申請支援業務の流れ
Ｐマークを取得するための支援業務を実施しております。
個人情報の取り扱いについての基礎的な所から運用方法の企画・アドバイス、
認定申請後の指摘事項対応サポートまで
事業者様にあった支援業務を提供。
Ｐマーク取得まで・・・
プライバシーマーク取得の支援を実施する場合、以下のような流れ（参考ケース）にてコンサルティング等を行ないます。
Ｐマーク取得までの期間は、事業者規模や内容により異なります。
申請から認定までおおよそ２ヶ月～３ヶ月が目安ですが、指摘事項が多い場合や改善対応に時間を要した場合期間は延長されます。
事前打合せの実施
まずは、事業者様の規模や事業内容などをヒアリングの上
プライバシーマーク制度の概要や対応必要項目の説明の実施
※自社内の専任担当者の選定等をお願いしております。
※内容確認後⇒費用目安及び申請準備期間等をお知らせ
キックオフミーティング
代表者・個人情報保護管理者・個人情報保護監査責任者等、個人情報保護マネジメントシステム（以下「ＰＭＳ」）を
構築する上での基軸メンバーにて、キックオフミーティングを開催。
・ＰＭＳ対応スケジュールの説明及び調整
・ＰＭＳ構築準備関連資料の配布
ＰＭＳ構築・運用準備
実際に運用するＰＭＳに関する規程類及び関連様式類の作成を行ないます。
・個人情報保護方針の策定及び全社への周知
・自社内の個人情報の洗い出し作業及び台帳の作成
・個人情報のリスク分析及び対応策の抽出
・ＰＭＳ規程類の作成
・基軸メンバーへの研修
・全従業者への教育
・・・等、ＰＭＳ運用に向けて、全従業者への運用要領の教育を行なって頂きます。ＰＭＳ運用をする場合、個人情報に関連する取扱いについて記録類への記入、対応方法が従前の業務と異なるケースが多くなります。
実際の業務に必要以上に負荷のかからない対応方法の検討をしていく必要があります。
ＰＭＳ運用開始
制定した規程の内容に沿った運用を実施します。
⇒運用中無理のある対応については、見直し課題とし改善していきます。
ＰＭＳの点検及び見直し
ＰＭＳには、点検として、日常の運用確認と監査責任者による監査を行なうことが必要です。
また、監査結果等に基づき、代表者による見直しを実施
・チェックリスト形式による監査
・監査員への監査前研修の実施
・代表者・基軸メンバーによる見直しの実施
・見直しに伴う改善策の規程への反映
プライバシーマーク認定申請
各指定機関へプライバシーマークの認定申請を実施します。申請の際には、申請書に加え自社のＰＭＳ関連書類の添付も必要です。
また、申請するためには、教育・監査・代表者による見直しの実施し、その内容についての書面を添付する必要があります。
・申請前書面確認
・プライバシーマーク認定申請書の作成
・申請後対応打合せ
プライバシーマーク認定機関による審査
審査は、文書審査と審査員による現地審査があります。
各審査実施後、不適合な部分がある場合には指摘事項として改善を行なう必要があります。
・指摘事項に対する改善策の検討及び実施
・改善報告書の作成
プライバシーマークの認定
適合したＰＭＳであると認められると、プライバシーマークの付与（マーク使用の許諾）が受けることができます。
この使用は２年間となっており、継続して付与を受ける場合には有効期限前に更新申請を行なう必要があります。
更新申請についても、ほぼ内容は同じものとなります。
ＰＭＳ運用は、自社内でスパイラルアップする趣旨も含まれていますので、
基本的には自社内の担当者がメインとなって実践していく必要があります。
実践するための方法や基本的ルール事項については都度フォローしご理解いただきながら進めていきます。
基本ルールについても自社の事業状況に合わせたものを採用・企画していきますのでご相談ください。
それぞれ事業者に応じたプランのアドバイスを実施させて頂いております。
詳しくはお問い合わせください。