契約書以外の書面類について

事業を行っていく場合契約書以外にも様々な文書が必要となってきます。
会社の場合での議事録等で登記事項を変更する場合には必要となってくるものもあります。
また、従業員を雇用しているなら、就業規則をはじめ、守秘義務や非飲酒運転等の誓約書類も必要に応じて作成していくものではないでしょうか？
登記事項の変更に伴う株主総会議事録等であれば法務局関連のＨＰ等よりサンプル記載例も掲載されているので参考にすることができます。
本ページでは株式会社での株主総会議事録を中心に記載しています。

会社関係の議事録について

株主総会や取締役会の議事録

会社組織の運営では様々な事項を決定し行くこととなりますが、過去の経過、決定事項の確認等を記録するため議事録をもって管理し継続して運営してくというのがスタンダードなものかと思います。
中小企業では、本店所在地の移転や役員の変更等では「登記記載事項」の変更も伴うためその時に議事録は作成するが、役員と株主が同一であったり同族企業でありほぼ社長の決定で組織が動き、細かくは作成していないというのが現実かとも思います。
会社法等法務省令では、会社の規模は関係なく議事録を作成することや作成した議事録を保管（10年）する義務が課せられていますので留意が必要です。
株式会社は、所有（株主）経営（取締役等）が分離していることを前提としているため、投下された資本が経営者によって適正に運用されているかというような感じです。
そのため、株主総会では定時（通常年１回：決算承認等）があり、必要に応じて臨時に株主総会が開催されます。

決議の種類等

株主総会では、決議する内容によって種類が区別されており、その種類ごとに成立に必要な条件が定められています。

普通決議
議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、
出席した当該株主の議決権の過半数以上の賛成が必要
※定款で別途要件を変更することは可能、役員の選解任決議の場合、割合は3分の１以上であることが必要）

特別決議
議決権を行使することができる株主の議決権の過半数（3分の１以上の割合を定款で定めた場合は、その割合以上）を有する株主が出席し、
出席した当該株主の議決権の3分の2以上(これを上回る割合を定款で定めた場合は、その割合)の賛成が必要
※定款で別途要件を変更(追加）することは可能。

特殊決議(309条3項)
議決権を行使することができる株主の半数以上かつ当該株主の議決権の3分の2以上の賛成が必要
株主の頭数も要件の一つとなっていることに注意
※定款で別途要件を変更することは可能。ただし、要件を上回るものとしないといけない。

特殊決議(309条4項)
総株主の半数以上かつ総株主の議決権の4分の3以上の賛成が必要
株主の頭数も要件の一つとなっていることに注意
※定款で別途要件を変更することは可能。ただし、要件を上回るものとしないといけない。

株主での決議内容

上記の決議の種類は、決定する事項の内容によって変わります。
普通決議＜特別決議＜特殊決議　の順に対応する内容の重要度が違うと理解すればよいかと思います。

株主総会議事録では議事内容に加え、日時や出席者（株主等）当該会社の総株主や総議決権数を明確にし作成します。
実際に株主総会の開催については、開催の招集手続きから法令で規定されています（通常定款に記載）のでそれらの手続きにおいても不備が内容対処が必要です。

普通決議事項（抜粋）

【取締役会設置会社】 ●自己株式の取得
●延期・続行決議
●役員の選解任
●計算書類の承認
●減少額が分配可能額より少ない場合の資本金の額の減少
●準備金の額の減少
●資本金の額の増加
●準備金の額の増加
●剰余金の処分や配当

【取締役会非設置会社】
●譲渡制限株式・譲渡制限新株予約権の譲渡による取得承認
●譲渡制限株式の買取人の指定
●譲渡制限株式の割当
●株式分割
●代表取締役の選定
●取締役の競業および利益相反取引の承認
●会社の組織、運営、管理その他株式会社に関する一切の事項

特別決議事項（抜粋）

●譲渡制限株式の買取
●特定株主からの自己株式の取得
●全部取得条項付種類株式の取得
●譲渡制限株主の相続人に対する売渡請求
●株式の併合
●募集株式・募集新株予約権の発行における募集事項の決定
●募集事項の決定の委任
●累積投票取締役・監査役の解任
●役員の責任の一部免除
●資本金の額の減少
●現物配当
●定款の変更
●事業譲渡の承認
●解散
●解散した株式会社の継続
●吸収合併契約・吸収分割契約・株式交換契約の承認
●新設合併契約・新設分割計画・株式移転計画の承認

特殊決議事項（抜粋）

●全部の株式を譲渡制限とする定款の変更
●吸収合併により消滅する株式会社が公開会社であり、かつ、当該株式会社の株主に対して交付する金銭等の全部又は一部が譲渡制限株式等である場合における、吸収合併契約の承認
●新設合併契約等の承認

●非公開会社での株主の権利（106条）に関する事項について、株主ごとに異なる取扱いを行う旨の定款変更（４項決議）

上記のほか決議の内容によって「株主全員の同意をようするもの」も存在しています。
組織変更（776条1項）や発起人・役員等・業務執行者等の責任の全部の免除、
発行する株式の全てに取得条項の設定・変更をする定款変更などがこれに該当します。

取締役会での決議事項

株主総会では組織の基軸部分のことにつき決定し、運営上細かな部分は取締役会（又は取締役）が決めていくこととなります。
●決議要件は議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、その過半数をもって行うのが原則
株主総会招集手続きに関連する事項もこれにあたります。
いずれにしても、株主総会後には取締役会を開催するパターンが多い。

定期に実施する決算承認以外に、役員の利益相反行為競合行為の承認や責任の免除、重要な事業の譲渡等が発生する場合、適法に手続きを行い記録を残しておくべきです。
決議を行う会社の組織形態によってどの機関（株主総会・取締役会）が決定するかの違いもあります。