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契約書作成方法とポイントは?
契約は、原則としては、当事者の意思表示の合致によって成立します。
しかし、書面がなくては契約内容がはっきりせず、権利関係も不安定になってしまいます。
一般人同士のお金の貸し借りでも主要事項を記載した契約書を作成しておくことをお勧めします。
以下に契約書についての一般的なものを掲載しています。
売買契約書や業務委託契約書など契約書のサンプル集へ
契約書に使用する用紙や筆記具
契約書は後日に内容が確認できるものでないと意味がありません。使用する用紙は事由ですが、耐久性のあるものが望ましいといえます。
筆記具についても、同様の趣旨で考えて頂ければ良いかと思います。鉛筆書きの場合だと、あとで書き換えられる事もありますので使用には不向きです。
貸借や売買等の一般的な契約の場合、市販されているものを使用すると手間も省けます。
署名や記名押印について
契約の当事者は作成した書面に、署名や押印をすることとなるわけですが、契約行為として、当事者の自署による「署名」又は印刷・ゴム印等+押印「記名押印」を行います。
よく契約書の文面等で出てくる「署名又は記名押印する・・・」という表現のことです。
ここで「署名」と押印は必要か?という疑問があります。「署名」のみでも契約は有効に成立し、法律上でも「署名」と「押印」とまで求められているわけではありません。
慣習的な部分で古くから押印する文化があり「署名+押印」「記名押印」が一般的といえます。
注意が必要なのは、署名だけして後日押印をするからそれまではまだ契約は成立していないという解釈です。
この場合、署名時点で契約は成立することとなりますので当事者間のとらえ方の違いによるトラブルの原因にもなりかねません。
前途の契約成立の可否については場面においてそれぞれ判断させるかと思いますが、当事者が内容を確認し契約を成立させたという形がとれれば良いかと思います。
割印・契印・訂正印など
割印(契印)について
契約書が複数枚となった場合や、2枚以上の同一の契約書がある場合など、これら書面の同一性や関連性を証明する場合、割印(契印)を押します。
割印方法は、書面をホッチキス止めしそれぞれの綴り目に行うものや、相当数の枚数の場合では、製本テープ等で袋とじしたテープ部分に行うものもあります。どちらも効果は同じです。
訂正印について
書面に修正箇所や追加が必要な場合、
直接その文章に修正を加えその上に当事者双方の印鑑を押印する方法と
そのページの上部に当事者双方の印鑑を押印し「3字削除 2字追加」などという表記を行う方法があります。
捨て印・止め印について
捨印は予め訂正箇所が発生した場合の対処法として契約書の上部などに印鑑を押印しておくものです。
捨印は既存文章の変更以外に文章の追加した際にも使用できます。委任状等に使用されることが多いですが、契約書での乱用は控えておくべきです。
止め印は、文章・金額・数量などの下に余白がある場合、その余白に書き込みがされることを防止するために押されるケースがあります。
割印や訂正印などは、契約書に押印した印鑑で当事者の双方で行います。利害関係が一致する当事者が複数にわたる場合には代表者が押印することで対応も可能。
契約の当事者は誰か?
契約の当事者として、自然人(個人)では「誰が?」という疑義はないと思いますが法人の場合はどうすればよいかと迷うところです。
通常契約書への署名又は記名押印の氏名は、法人名のみではなく「法人名+代表名」で記載します。
しかし、営業部長や支配人、代表権のない取締役名を併記した場合はどうなるのでしょうか?
⇒支配人等はその法人の営業などについて代理することができますので契約は有効に成立します。(商取引などでの場合、登記関係では代表名要)
取引相手の規模にもよりますが、中小規模の法人の場合、客観的に確認できる登記上の代表者の氏名併記で契約を締結したほうが当事者の確定としては確実です。
代理人による署名など・・・
当事者が遠隔地に居住していたり、容易に赴けない理由がある場合、代理人によって契約を締結させることも可能です。
本人に代わって本人の署名をする代理署名や、代理人と表して代理人自身の氏名を記載する方法があります。
いずれにしても、代理人としてきっちりを当事者本人から委任がされているか十分に確認し後日「そのような契約はした覚えがない」という問題が出ないよう対応が必要です。